Bokföring hur länge
•
Arkivering av bokföring – hur länge, och i vilket format?
Generellt om arkivering
Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.
Vem är ansvarig för arkiveringen?
Enskilda firmor
Vem som ansvarar för arkiveringen skiljer sig åt beroende på vilken bolagsform du bedriver. För enskilda firmor är det du som fysisk person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras. Skulle verksamheten överlåtas behåller överlåtaren i regel arkiveringsskyldigheten.
Aktiebolag och handelsbolag
Vad gäller juridiska personer såsom akti
•
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Får jag kasta ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?
Papperskvittot får kastas om fotograferingen eller skanningen (överföringen) inte innebär risk för att uppgifterna på kvittot (räkenskapsinformationen) förändras eller försvinner.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformati
•
Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?
Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska den arkiveras i minst sju år. Det här gäller då inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du inte spara papperskopian på underlaget.
Att spara underlaget digitalt
Digitalisera pappersfakturor
Genom att scanna in och spara fysiska kvitton, fakturor och annat underlag digitalt så behöver originalet på papper inte sparas alls. Att fota eller scanna in sina underlag är också bra då de inte sällan bleknar efter några år.
Fakturor som skapats digitalt
Fakturerar du via ett faktura- eller bokföringsprogram online? Då räcker det alltid att arkivera och spara det elektroniska underlaget. Du behöver alltså inte skriva ut dina fakturor på papper. Även här är det sju år som gäller vid arkivering av den elektroniska fakturan.